איך מגדירים את תשלום ועד הבית באתר
איך רושמים שכן בחשבון ועד הבית
איך משנים פרטים אישיים או סיסמה
איך מבצעים תשלום ועד בית בכרטיס אשראי
איך רושמים תשלומים שניתנו במזומן / צ'ק / העברה בנקאית
איך עוקבים אחר כל התשלומים שבוצעו או נרשמו במערכת
איך מפיקים ושולחים קבלה דיגיטלית באופן יזום
איך מעבירים את השליטה בחשבון לנציג ועד בית חדש
איך מגדירים תשלומים נוספים בחשבון ועד הבית
איך מגדירים את תשלום ועד הבית באתר
בעת פתיחת חשבון ועד בית מוגדרים מספרי הדירות בבניין בתהליך הרישום.
הגדרת התשלום החודשי לוועד הבית לכל דירה אפשרי כתשלום אחיד לכל הדירות או הגדרת תשלום שונה לכל דירה בהתאם לגודלה היחסי.
על מנת להגדיר את התשלום החודשי לוועד הבית:
- יש להיכנס לחשבון ועד הבית > לתפריט "הגדרת תשלום"
- בשדות "הגדרה / עדכון תשלום ועד בית חודשי" מזינים את מספרי הדירות להם נרצה להגדיר את התשלום מדירה מס' 1 ועד מס' הדירה האחרונה בבניין, נזין את דמי ועד הבית החודשי וללחוץ על כפתור "עדכן"
- לאחר מכן יוצגו בצד ימין של המסך כל מספרי הדירות והתשלום החודשי שנקבע להם.
- במידה ורוצים לקבוע תשלום ועד בית שונה לכל דירה, משנים את גובה דמי הוועד בשורה המתאימה בכל דירה ולוחצים על כפתור "עדכן" והתשלום החודשי ישתנה לתשלום החדש.
עדכון גובה דמי ועד הבית יחול על תשלומים שטרם שולמו בלבד.
איך רושמים שכן בחשבון ועד הבית
ככלל שכנים יכולים להירשם לכתובת הבניין שנרשם במערכת ולפתוח חשבון שכן באופן עצמאי.
שם משתמש מערכת היא כתובת המייל איתה נרשם לחשבון ואליה ישלחו כל הקבלות וההודעות.
במידה וועד הבית מבקש לרשום בעצמו שכנים לחשבון או לעדכן פרטים של דיירים הדבר מתאפשר מתוך חשבון ועד הבית גם אם לוועד הבית אין כל הפרטים האישיים ופרטי הקשר של אותו שכן.
תהליך של רישום שכן על ידי ועד הבית:
- יש להיכנס לחשבון ועד בית > לתפריט "רשימת שכנים"
- ללחוץ על כפתור "פרטי שכן" > כניסה לפרטי השכן > הזנת הפרטים > וללחוץ על עדכן פרטים. במקרה ואין כל הפרטים של השכן כמו: מייל או טלפון המערכת תקצה כתובת מייל וירטואלי אשר ישמש כשם המשתמש והסיסמא של אותו שכן למערכת.
- כאשר פרטי שכן כבר מוזנים למערכת יש ללחוץ על שם השכן > כניסה לפרטי שכן > עדכון פרטים
איך משנים פרטים אישיים או סיסמה
שינוי פרטי משתמש (סיסמה, מייל וכו') מתבצע מתוך החשבון האישי של המשתמש
- נכנסים לחשבון המשתמש > פרטים אישיים (של ועד בית או שכן)
- מקלידים את הפרטים החדשים במקום המתאים.
- לוחצים על כפתור "עדכן פרטים"
איך מבצעים תשלום ועד בית בכרטיס אשראי
מערכת אתר שכנים מאפשרת לשלם את דמי ועד הבית בכרטיס אשראי ישירות לחשבון הבנק של הוועד.
כדי לשלם ועד בית בכרטיס אשראי:
- יש להיכנס לחשבון ועד הבית > לתפריט "תשלום ועד בית"
- בוחרים את מספר הדירה של שכן המשלם.
- בוחרים את החודשים לתשלום
- כברירת המחדל מוגדר תשלום בכרטיס אשראי.
- תשלום באשראי
- לחיצה על כפתור "שלם ועד בית" תעביר אותנו למסך התשלום המאובטח > מקלידים את פרטי כרטיס האשראי > לוחצים על "בצע"
- במידה והתשלום אושר על ידי חברת האשראי מתקבל מס' אישור תשלום וקבלה תשלח למייל איתו נרשם המשתמש לאתר.
איך רושמים תשלומים שניתנו במזומן / צ'ק / העברה בנקאית
מערכת אתר שכנים מאפשרת מאפשרת לוועד הבית לרשום ולנהל גם תשלומים שהתקבלו בשיטות תשלום נוספות (מזומן / צ'ק / העברה בנקאית).
רישום תשלום במזומן / צ'ק / העברה בנקאית
- יש להיכנס לחשבון ועד הבית > לתפריט "תשלום ועד בית"
- בוחרים את מספר הדירה של שכן המשלם.
- בוחרים את החודשים לתשלום
- בוחרים את שיטת התשלום
- ניתן להוסיף הערות לתיאור התשלום
- ללחוץ על כפתור "שלם ועד בית" > תתקבל הודעה על אישור התשלום ומס' עסקה.
- קבלה תשלח למייל איתו נרשם המשתמש במערכת. במידה והשכן לא נרשם הקבלה תשלח לוועד הבית.
איך עוקבים אחר כל התשלומים שבוצעו או נרשמו במערכת
כל התשלומים שבוצעו דרך אתר שכנים אם על יד שכנים באופן עצמאי או באופן ייזום על ידי מוקד התשלומים או ועד הבית מרוכזים ומוצגים בחשבון ועד הבית.
לצפות בתמונת מצב של הגבייה השנתית:
- יש להיכנס לחשבון ועד הבית > לתפריט "תשלומי שכנים" > במסך זה מוצגת תמונת מצב של הגבייה השנתית
- תשלומים ששולמו – מסומנים בצבע ירוק
- תשלומים עתידיים שטרם שולמו – מסומנים באפור
- תשלומים שזמנם עבר וטרם שולמו (חוב) – מסומנים באדום.
- על מנת לצפות בפרטי התשלומים:
- יש להיכנס לתפריט > דו"ח תשלומים
- ניתן לצפות בפרטי כל תשלום שבוצע > לחיצה על פרטי תשלום
- ניתן להציג ולהדפיס את כל התשלומים שבוצעו לפי תקופות שנגדיר.
- ניתן כל דוח להוריד בפורמט PDF ולהדפיס או לייצא לגיליון אקסל.
איך מפיקים ושולחים קבלה דיגיטלית באופן יזום
השימוש באתר שכנים חוסך התעסקות עם ניירת מיותרת והופך את כל תהליך מעקב הגבייה וניפוק קבלות לדיגיטלי. מערכת שכנים מפיקה קבלה ושולחת אישור תשלום במייל באופן אוטומטי לאחר ביצוע פעולת תשלום.
לעיתים נדרש ועד הבית להפיק ולשלוח קבלות לדיירים או בעלי דירות שלא נרשמו במערכת או כתובת המייל שלהם אינה מעודכנת. הדרך לעשות זאת:
- יש להיכנס לחשבון ועד הבית > לתפריט "דו"ח תשלומים"
- לאתר את התשלום שעבורו נדרשת קבלה> ללחוץ על "פרטי תשלום> יפתח חלון של המציג פרטי התשלום.
- בחלון פרטי התשלום אפשר לשלוח את הקבלה במייל או להוריד כקובץ PDF למכשיר
- שליחה במייל>ללחוץ על אייקון של מייל>להקליד כתובת מייל לשליחה>וללחוץ על שלח
- להורדת קובץ ושליחה ב SMS או ווטסאפ>ללחוץ על אייקון הורד>הקובץ ירד למכשירך>פתח את הקובץ ושתף אותו לשליחה ב SMS / ווטסאפ או כל תוכנת מסרים אחרים.
איך מעבירים את השליטה בחשבון לנציג ועד בית חדש
כאשר נציגי הוועד מתחלפים ורוצים להעביר את השליטה בחשבון לוועד החדש נדרש לשנות את פרטי הכניסה של הוועד
עושים זאת כך:
- יש להיכנס לחשבון ועד הבית > לתפריט "פרטי הועד"
- להקליד את כתובת המייל של נציג הוועד החדש
- להקליד סיסמה חדשה
- מרגע זה השליטה בחשבון עברה לוועד החדש
איך מגדירים תשלומים נוספים בחשבון ועד הבית
במקרים בהם נדרשת גבייה נוספת למשימות חד פעמיות כמו: שיפוץ, חוב ישן של בעל דירה או כל הוצאה אחרת, ניתן לפתוח משימת גבייה חדשה במערכת אותה ניתן להוסיף לכל הדירות או רק לדירות מסוימות.
פתיחה והגדרה של גביית תשלומים נוספים נעשית כך:
- יש להיכנס לחשבון ועד הבית > לתפריט "הגדרת תשלום"
- בנושא תשלום נוסף > מקלידים את השנה (2016), שם התשלום, עלות בש"ח, והערות נוספות
- ללחוץ על "הוסף תשלום" > לכל דירה בעמודת התשלומים שלה בצד ימין יתווסף סך התשלום היחסי מתוך העלות הכוללת באופן שווה.
- במידה ונרצה לעדכן לכל דירה את סך התשלום הנוסף היחסי > נשנה את הסכום בשורה של כל דירה > וללחוץ על "עדכן"
- התשלום נוסף יוצג גם בטבלת הגבייה הכללית בתפריט "תשלומי שכנים"
- לדוגמא: הוספת חובות על שנת 2015 לועד הבית נזין: שנה – 2016, שם ההוצאה – חובות 2015, עלות כוללת – סכום החוב וללחוץ על "הוסף". אחר כך ניתן לשנות ולהגדיר לכל דירה את הסכום שלה ומי שאינו חייב נרשום לו סכום "0".
תשלום ועד בית