אסיפת הדיירים היא הגוף העליון של הבית המשותף, היא בית המחוקקים והממשלה  של הבניין. האסיפה היא המקום המוסמך לקבוע את ההחלטות המהותיות של הבניין העוסקות בסוגיות של ניהול הבניין, אחזקתו וכל נושא אחר הקשור לבניין.

מכאן שבבואנו כועד בית להעלות את דמי הועד השנתיים, אנו נדרשים להעביר החלטה זו במסגרת האסיפה.

---

אסיפת דיירים - בית המחוקקים של הבית המשותף

אסיפת הדיירים היא הגוף העליון של הבית המשותף, היא בית המחוקקים והממשלה  של הבניין. האסיפה היא המקום המוסמך לקבוע את ההחלטות המהותיות של הבניין העוסקות בסוגיות של ניהול הבניין, אחזקתו וכל נושא אחר הקשור לבניין. ועד הבית הוא למעשה הזרוע המבצעת של "אסיפת הדיירים" ופועל בהתאם להחלטות האסיפה.

בהתאם לחוק אין מקום אחר בו מתקבלות החלטות אחרות בבניין פרט לאסיפת הדיירים, ולכן כל הדרכים העוקפות כמו: החתמת דיירים מדלת לדלת או החתמה על רשימה, קבלת אישור במייל ועוד אינן תקפות ולא יכולות להחליף החלטה שהתקבלה באופן מסודר ותקין באסיפת דיירים.

מכאן שבבואנו כועד בית להעלות את דמי הועד השנתיים, אנו נדרשים להעביר החלטה זו במסגרת האסיפה.

כיצד נדרש לקיים את האסיפה ומהו הרוב החוקי הנדרש כדי להעביר החלטה של העלאת דמי ועד בית?

כדי לשנות את דמי הועד באמצעות אסיפת דיירים צריכים להתקיים שני תנאים:

תנאי ראשון - האסיפה צריכה להתכנס באופן חוקי.

תנאי שני - ההחלטה על שינוי דמי הועד צריכה להתקבל ברוב רגיל מתוך המשתתפים באסיפה.

 

קיום אסיפת דיירים בהתאם לחוק

הודעה על קיום האסיפה -  ועד הבית הוא זה שקובע את מועד האסיפה ועליו להודיע עליה לפחות 4 ימים קודם. את ההודעה על מועד האסיפה עליו למסור אישית לכל דייר ודייר במידה ורוצה לקיים את האסיפה תוך 4 ימים. במידה ויפרסם הודעה כתובה במקום בולט (לוח המודעות של הבניין) תחשב ההודעה כאילו התקבלה ביום שאחרי ולכן מועד האסיפה יתקיים רק לאחר 5 ימים מרגע פרסום המודעה. ברוב המקרים אין מגבלת זמן שבה נדרש לזמן בדחיפות את אסיפת הדיירים, לכן יעשה נכון ועד בית אם יפרסם באופן מובלט וגם יעדכן במכתב בתיבות הדואר את כלל השכנים בפרק זמן ארוך יותר של שבועיים לפחות טרם קיום האסיפה ובכך ימנע מזימון לא חוקי.

החוק מגדיר אסיפה חוקית אשר בה נכחו לפחות מחצית מבעלי הדירות. אלא אם כן הודיע ועד הבית במסגרת ההודעה על התכנסות האסיפה את הנוסח הבא: אם לא יהיו נוכחים מחצית מבעלי הדירות בשעה שנקבעה האסיפה, תתקיים האסיפה בשעה אחרת באותו יום וכל מניין של משתתפים יהיה בה חוקי.
הודעה לדוגמא: "אם בשעה 20:00 לא יהיו מחצית מבעלי הדירות אזי האסיפה תתחיל בשעה 21:00 עם בעלי הדירות שיהיו נוכחים וכל החלטה שתתקבל תהיה חוקית ותחייב את כלל הדיירים".

קבלת ההחלטה ברוב רגיל - רשאי להצביע באסיפה רק בעל דירה או מיופה כוח מטעמו שהגיע לאסיפה עם ייפוי כוח והציג אותו ליו"ר האסיפה ולנוכחים. חשוב לציין שלשוכר דירה אין זכות להצביע באסיפת דיירים (אלא אם כן קיבל ייפוי כוח מבעל הדירה). לכל דירה יש זכות הצבעה אחת בלבד.

החלטה מתקבלת ברוב רגיל כאשר תומכים בה מחצית ועוד אחד מהנוכחים בהצבעה. במידה והדעות הינן שקולות (מצב של תיקו) מי שיכריע ויקבע הוא יו"ר האסיפה. יש לשים לב שלא בהכרח יושב ראש האסיפה הוא ועד הבית, לכן אם ברצונכם להעביר החלטות שלכם כועד הבית דאגו לכך שאתם הם אלו המוגדרים כיו"ר האסיפה.

 

השלבים הנכונים של ועד הבית לקביעת תשלומי ועד הבית

1. זמנו אסיפת דיירים באופן מסודר וחוקי. הודיעו על כך לפחות שבועיים לפני המועד.
2. ודאו שאתם כועד הבית ממונים כיו"ר האסיפה, וכך תוכלו להשפיע על קבלת החלטות במצב של שוויון בהצבעה.
3. סכמו את כל ההחלטות באסיפה בפרוטוקול ושימרו את כל הסיכומים בקלסר דואר לעת הצורך. פרסמו את הסיכום לכל הדיירים.
4. על מנת לנהוג בחוכמה ובשקיפות למול הדיירים ובמידה ורוצים להעלות את דמי הועד, מומלץ להציג להם את ההוצאות הצפויות לשנה הבאה ואת מסגרת התקציב הרצוי. כל זאת על מנת לשתפם באופן מלא ושקול בקבלת ההחלטה.
5. פרוטוקול האסיפה – חשוב שיכלול פרק של החלטות ובהן:
   1. מינוי שלכם כנציגות ועד הבית לשנה הקרובה (גם אם אתם כבר מכהנים בתפקיד מספר שנים).
   2. החלטה על גובה דמי ועד הבית לשנה הקרובה.

 

מתי נידרש לפרוטוקול של אסיפת הדיירים בנושאים הקשורים לתשלום ועד בית?

סיכום אסיפת הדיירים (הפרוטוקול) הוא המסמך שרושם ומתעד את ההחלטות שהתקבלו באסיפה. לרוב נדרש לפרוטוקול כשניתקל בסכסוך מול דייר על רקע של סרבנות לתשלום מיסי הועד. הפרוטוקול במקרה זה הוא ראיה משפטית חשובה לועד הבית.

בעת הגשת תביעה משפטית כנגד דייר סרבן תשלום, נדרש על ידי המפקח על רישום המקרקעין להציג פרוטוקול אסיפת דיירים שבה הוחלט על מינוי חברי הועד אשר משמשים כתובעים בשם הבניין ובנוסף לכך פרוטוקול אסיפת דיירים שבה הוחלט על גובה ההשתתפות של בעלי הדירות באחזקת הרכוש המשותף.