התסריט הבא בוודאי מוכר לרובכם מהחיים בבית המשותף - ביום בהיר אחד, בדרך כלל לאחר זמן רב מאוד נזכר אחד השכנים כי לא ראה כל דו"ח כספי של הכנסות והוצאות של ועד הבית והוא אינו יודע מה נעשה בבית המשותף ואיך מתנהלות ההוצאות.

בהמשך אותו שכן מבקש לראות את הדוח הכספי של הבניין מהנציג של ועד הבית האחראי על הכספים בבניין, אשר במקרה הטוב ריכז אצלו קבלות על הוצאות והכנסות בלבד ובמקרה הרע לא ניהל מעקב מסודר של ההכנסות וההוצאות של החשבון המשותף וגם לא דאג לבצע רישום שלהן. ומכאן והלאה מתגלגל לו כדור שלג של האשמות הדדיות, התנגחויות, טענות בדבר גניבת כספים מן הקופה המשותפת, ניהול רשלני של הדוחות הכספיים וכו'.

---

איך בכל זאת ניתן להביא לניהול נכון של ההתנהלות הכספית של הבית המשותף? והתשובה המתבקשת היא לפעול באופן מסודר ובשקיפות למול השכנים בעניין.

 

לפעול באופן מסודר

בכל ועד בית אחד מחברי הועד משמש כגזבר ותפקידו לנהל ולרכז ענייני הכספים של הבניין, מתוקף תפקידו נדרש הגזבר:

• לקבל חשבונית עבור כל הוצאה של הבית המשותף.
• לנפק קבלה עבור הכנסות (בעיקר דמי ועד בית).
• לנהל את דוח ההכנסות וההוצאות.
• עריכת דוח כספי אחת לשישה חודשים.
• ניהול חשבון הבנק של הבניין המשותף.

על מנת לפעול באופן מסודר ותקין חשוב שאותו גזבר יפתח תיקייה לריכוז כל הקבלות והחשבוניות אשר הוא מקבל ומנפק. המלצתנו שבכל שנת כספים חדשה המתחילה ב 1 לינואר ומסתיימת ב 31 לדצמבר של אותה שנה יפתח תיק חדש לריכוז מסמכים וקבלות וכך יהיה קל לשלוט בחומר.

חשוב כמובן להקפיד על הוצאת כסף מקופת הועד רק כנגד קבלת חשבונית / קבלה מנותן שירות. מצד שני למול כל הכנסה מדמי ועד בית יש להקפיד לנפק קבלה לשכן המשלם.

בחוק מופיע שהגזבר נדרש לנהל פנקס תשלומים. היום זמנם של הפנקסים די חלף מעולם, כיום רישום תנועות כספיות נעשה לרוב בעזרת מיחשוב. לא חייבים להשתמש בתוכנות ייעודיות להנהלת החשבונות של הבית המשותף המלצתנו לפעול בדרך פשוטה ומספקת של ריכוז רישום ההוצאות וההכנסות בטבלת אקסל ייעודית לכך.

בנוסף לכך בבתים בהם קיימת חברת ניהול. בעלי הדירות אינם ערים לעובדה כי גם בבית משותף  שבו פועלת חברת ניהול קיימת חובת קיומה של נציגות ועד בית, אשר נדרש ממנה לבצע בקרה אחר פעילות חברת הניהול והתנהלות הכספית של הבית המשותף.

 

לפעול בשקיפות

אם כבר פעלנו באופן מסודר, רשמנו את כל ההוצאות וההכנסות של הבית המשותף ותיעדנו את כל המסמכים והקבלות כנדרש, מה שנותר לנו זה להציג את פועלנו לשאר השכנים, ובכך לשתף אותם בהתנהלות הכספית של הבניין המשותף. מיותר לציין שהתנהלות שקופה מצד ועד הבית חיובית מאוד, היא תורמת להגברת האמון מצד השכנים, ועשויה למנוע מקרים של סרבנות תשלום וחיכוכים מיותרים.

אחת השיטות להצגת ההתנהלות הכספית של ועד הבית שגם מחויבת בחוק הינה פרסום דוח כספי חצי שנתי. הדוח הוא פשוט יחסית לעריכה וכולל את: סך ההוצאות וההכנסות לתקופה הנידונה, יתרת הפתיחה בחשבון הבנק לתקופה והיתרה הנוכחית בחשבון. הצגת דוח זה לשכנים נותן מענה לרוב שאלותיהם בעניין מה עושים עם כספי ועד הבית שהם משלמים.

את הדוח החצי שנתי מומלץ לפרסם בסוף יוני ובסוף דצמבר של אותה שנת כספים.

 

מה עושים עם שכן שמבקש לעין בתיק הכספי של ועד הבית?

בנוסף לעניין הפרסום הפומבי לכלל הדיירים קובע החוק כי "בעל דירה רשאי בכל עת סבירה לעיין בפנקס ההכנסות וההוצאות, בחשבונות, בקבלות ובמסמכים הנוגעים להם בדין וחשבון הכספי" (סעיף 16.ג לתקנון המצוי). מכאן שבעל דירה רשאי לעיין בנוכחות הגזבר בתיקים הכספיים אותם מנהל הגזבר ויש לאפשר לו זאת. לעניין מתי הוא רשאי לעיין? אומר החוק "בכל עת סבירה" – מכן שאין חובה להציג לו מיד ועכשיו את התיקים והחומר אך תקופה של מספר ימים מרגע בקשתו תחשב כזמן סביר.

 

לסיכום

כיום ניהול ועד בית אינו עניין פשוט, על מנת לא לסבך את התפקיד מעבר למה שהוא, התנהלות כספית מסודרת ושקופה של ועד הבית יש בידה לפוגג מתחים מיותרים בין השכנים תוך הגברת האמון של הדיירים בועד הבית והגברת שיתוף הפעולה מצידם. ובכך לשפר את איכות החיים ולאפשר שכנות טובה בבניין המשותף.